Privatlivspolitik

Northdocs ApS, CVR 46848195 (“Northdocs”, “vi”, “os”) leverer en EU-nativ tjeneste til dokumentredaktion og pseudonymisering for advokatfirmaer, kommuner, interne juridiske afdelinger og andre professionelle teams. Cases / Redact er det primære produkt. Conversation Redact, Outbound Guard og Prompt Guard er en del af samme Tjeneste. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger vores websteder, opretter en konto eller bruger Tjenesten.

Privatlivskontakt: privacy@northdocs.com.

Konto- og faktureringsdata. Northdocs er dataansvarlig for kontoregistrering, autentificeringsbegivenheder, organisationsmedlemskab, fakturerings-/abonnementsmetadata, supporttickets, du åbner hos os, og webstedstelemetri, der er nødvendig for at drive marketingwebstedet og appen.

Kundedokumenter. For dokumenter, du uploader og behandler via Tjenesten (samt detektioner, gennemgangsstatus, outputs, relateret sagsmetadata, Conversation Redact-audio og -udskrifter og Outbound Guard-telemetri, når det er udrullet), er din organisation dataansvarlig (eller databehandler, der handler for en dataansvarlig), og Northdocs er databehandler under en databehandleraftale (DPA). Databehandleraftale (DPA).

Afhængigt af, hvordan du bruger Northdocs, kan vi behandle:

• Identitets- og kontaktdata: navn, e-mailadresse, organisationsnavn, rolle/titel.
• Autentificeringsdata via vores identitetsudbyder (Clerk), herunder session og SSO-assertions, hvor det er konfigureret.
• Fakturerings- og plandata: abonnementsniveau, forbrug/sideantal, fakturaer og betalingsreferencer håndteret af Stripe (kortnumre forbliver hos Stripe; Northdocs gemmer ikke fulde kortnumre).
• Kundeindhold: uploadede filer, udtrukket tekst, OCR-output, detektionsspænd, redaktions-/pseudonymiseringsbeslutninger, eksporter, metadata for delingslinks, chat-udskrifter og mødeaudio, du uploader til Conversation Redact.
• Tekniske data: IP-adresse, user agent, omtrentlige sikkerhedslogs, workflow-/jobstatus og diagnostiske fejlrapporter.
• Supportindhold: beskeder og vedhæftninger, du sender til support.
• Valgfrie AI-inputs: når AI-detektion er aktiveret for din organisation, kan begrænset dokumenttekst, detektionsværdier, Outlook-udkast, udklipsholdertekst (Prompt Guard) eller audio til tale-til-tekst sendes til OVHcloud AI Endpoints. Administratorer kan deaktivere AI under organisationsindstillinger. Se Enterprise AI-politikken.
• Outbound Guard-telemetri (når det er udrullet): postkasse, fundtællinger, destinationsklasse, intent-labels og domæner. Beskedtekster og rå CPR gemmes ikke.
• Prompt Guard: indsat tekst behandles for at fjerne personoplysninger. Rå indsat tekst gemmes ikke som standard; kun anonymiserede tællinger revideres, medmindre du slår valgfri historik til.
• Identitetsudbyder og betalingsudbydere: Clerk til autentificering; Stripe til selvbetjent checkout og fakturaer.

Vi behandler personoplysninger for at:

• Levere, sikre og forbedre Tjenesten (opfyldelse af kontrakt / legitime interesser).
• Autentificere brugere og administrere organisationer og pladser (opfyldelse af kontrakt).
• Fakturere abonnementer og håndhæve plangrænser (opfyldelse af kontrakt / retlig forpligtelse).
• Behandle kundedokumenter udelukkende efter dokumenterede instruktioner (art. 28 GDPR; se DPA).
• Opdage misbrug, forebygge svindel og vedligeholde revisionsspor (legitime interesser / retlig forpligtelse).
• Besvare support- og compliance-anmodninger (opfyldelse af kontrakt / legitime interesser).
• Opfylde retlige forpligtelser, herunder bogføring og svar på lovlige anmodninger.
• Levere valgfri Outlook send-time-beskyttelse (Outbound Guard) efter dokumenterede instruktioner, herunder body-free accountability-pakker.

Hvor vi baserer os på legitime interesser, afvejer vi disse interesser mod dine rettigheder. Du kan gøre indsigelse som beskrevet i afsnit 8.

Dokumenter og udtrukne data opbevares og behandles i Den Europæiske Union som standard på OVHcloud Frankfurts infrastruktur. Organisationsadministratorer kan se den konfigurerede dataregion under Indstillinger → Organisation. En USA-residensmulighed tilbydes ikke på nuværende tidspunkt.

Nogle underdatabehandlere (navnlig Clerk til identitet og Stripe til betaling) kan behandle data uden for EØS. Transaktions-e-mail bruger Scaleway TEM i EU. Valgfri AI-detektion bruger OVHcloud AI Endpoints i EU. Hvor det kræves, bruger vi standardkontraktbestemmelser og andre passende garantier. Se vores register over underdatabehandlere og DPA. Underdatabehandlere · Databehandleraftale (DPA).

Dokumenter og deres udtrukne data slettes automatisk efter din organisations konfigurerede opbevaringsperiode (60 dage som standard, højst 90 dage; sager kan forkorte). Revisionslogs opbevares længere af hensyn til sikkerhed og ansvarlighed, typisk op til den periode, der kræves til tvistløsning og retlig overholdelse.

Konto- og faktureringsoptegnelser opbevares i kundens forholds levetid og i lovpligtige bogføringsperioder derefter. Supporttickets opbevares efter behov for at løse din anmodning og forbedre Tjenesten.

Vi sælger ikke personoplysninger. Vi deler data med underdatabehandlere, der hjælper os med at drive Tjenesten (infrastruktur, autentificering, betaling, transaktions-e-mail, valgfri AI), med professionelle rådgivere under fortrolighed, og når det kræves ved lov. Den aktuelle liste er offentliggjort på /subprocessors. /subprocessors.

Hvis du forbinder et DMS eller VDR (SharePoint, iManage, HighQ, Datasite osv.), strømmer dokumenter under dine instruktioner og dine aftaler med den leverandør.

Transaktions-e-mail leveres af Scaleway TEM i EU. Disse beskeder indeholder modtageradresser og kan indeholde organisationsnavn, fornavn, autentificeringskoder eller -links og operationelle identifikatorer. De indeholder ikke uploadede dokumenter, dokumentfilnavne, udtrukket tekst, detektioner, sagsnavne eller dokumentvedhæftninger.

Med forbehold for gældende lov (herunder GDPR) kan du anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og gøre indsigelse mod visse behandlinger, og du kan trække samtykke tilbage, hvor behandlingen er samtykkebaseret. Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed (i Danmark: Datatilsynet).

For data i kundedokumenter skal du først kontakte din organisationsadministrator. Northdocs behandler det indhold som databehandler. For konto-/privatlivsanmodninger, e-mail privacy@northdocs.com.

Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er passende i forhold til risikoen, herunder TLS, kryptering i hvile for dokumentlagring, lejerisolation, RBAC, revisionslogning, opbevaringskontroller og fail-closed eksporttjek. Flere detaljer findes i vores sikkerhedsoversigt. Sikkerhedsoversigt.

Vi bruger strengt nødvendige cookies til autentificering, sikkerhed og sprogpræference samt minimal operationel analyse. Vi bruger ikke reklamecookies og sælger ikke personoplysninger. Fulde detaljer: Cookiepolitik. Cookiepolitik.

Tjenesten er rettet mod professionelle organisationer og er ikke beregnet til børn under 16. Vi indsamler ikke bevidst kontodata fra børn.

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Væsentlige ændringer angives ved at opdatere datoen “Sidst opdateret” og, hvor det er relevant, underrette organisationsadministratorer.

Northdocs ApS, CVR 46848195, Magledalen 124, 2, 4700 Næstved, Danmark. E-mail: privacy@northdocs.com.