Sikkerhedsoversigt

Northdocs er bygget til advokatfirmaer og offentlige teams, der håndterer følsomme dokumenter. Designmålet er fail-closed PDF-verifikation: en verificeret PDF-eksport forbliver blokeret, indtil intet uventet følsomt indhold er tilbage. Denne oversigt opsummerer tekniske og organisatoriske foranstaltninger; Trust Center linker til den fulde diligence-pakke, og DPA'en og privatlivspolitikken forbliver de bindende beskrivelser af roller og behandling. Trust Center · DPA · Privatlivspolitik · Arkitektur · Enterprise AI-politik · Sikkerhedsspørgeskema.

• Hostet på OVHcloud i Frankfurt, Tyskland. Applikationen, dens database, objektlagring og kølag kører alle inden for den EU-grænse, og kundedokumenter har EU-dataresidens som standard (dataregion eu-de). US-residens tilbydes ikke.
• Kryptering under transport (TLS) og kryptering i hvile for OVH Object Storage, med valgfri Enterprise envelope-kryptering og Azure Key Vault BYOK.
• Netværkssegmentering mellem den offentlige kant, applikationslaget og datalaget, hærdede hosts samt applikationssikkerhedsheaders med en Content Security Policy.
• Lejerisolation via organisations-ID'er og navneområdelimede lageringsnøgler.
• PDF/OCR-motoren kører i en isoleret container på et privat netværk uden udgående internetadgang.
• Fysisk sikkerhed, miljøsikkerhed og datacenterkontroller for hostingmiljøet leveres af OVHcloud, hvis faciliteter har egne certificeringer og revisionsrapporter. Northdocs kontrollerer applikations-, data- og adgangslagene ovenpå.

• Autentificering og organisationsmedlemskab via Clerk, med valgfri Enterprise SSO/SAML og Enforce SSO.
• Rollebaseret adgang (admin, medlem, reviewer, viewer, security, billing) og sagstildelingskontroller.
• API-nøgler begrænset til organisationer; webhooks til automatisering på berettigede planer.
• Upload-allowlisting efter MIME-type og magic-byte-sniffing samt størrelses- og sideloft i behandlingsmotoren.
• Revisionslogning af centrale administrative og dokumenthandlinger; CSV/JSON-eksport på Firm+-planer.
• Ratebegrænsning på interaktive ruter, eksport, AI og REST API-nøgleruter, anvendt pr. IP-adresse, pr. organisation og pr. API-nøgle.
• Forespørgsler til kundeangivne URL'er (webhooks, connectors, key vaults) skal være HTTPS, opløses inden kaldet foretages, og afvises for loopback, private, link-local og cloud-metadata-destinationer. Udgående trafik forlader platformen via en allowlistet egress-sti.
• Lejeren bindes på serversiden ud fra den autentificerede session, API-nøgle eller delingsinvitation. En klient kan ikke selv vælge organisation, og objektlagringsnøgler efterprøves mod den organisation, før dokumentbytes udleveres.

• Konfigurerbar opbevaring med automatisk sletning af dokumenter og udtrukne data.
• Downloads forbliver blokeret, mens detektioner stadig afventer, undtagen en autoriseret override. Den kontrol er adskilt fra fail-closed PDF-verifikation.
• Redaktionscertifikater og verifikationstrin i behandlingspipelinen.
• Delingslinks begrænset til færdige redigerede outputs.
• Valgfri Enterprise per-dokument envelope-kryptering (AES-256-GCM) for dokumentobjekter i OVH Object Storage, ud over OVH-platformens kryptering i hvile. Detektioner og sidetekst i databasen forbliver i klartekst til søgning og gennemgang.
• Valgfri Enterprise Azure Key Vault BYOK: jeres customer-managed key wrapper Northdocs-organisationens krypteringsnøgle (ikke hvert dokument). Northdocs gemmer aldrig CMK'en. Kun objektlagring i hvile; behandling dekrypterer stadig i hukommelsen. Konfigureres under Indstillinger → Organisation; se Arkitektur og Hjælp for opsætning.
• Verificeret PDF-eksport fjerner indholdet fra filen (ikke et overlay), udtrækker og verificerer derefter igen og fejler lukket. Eksport forbliver blokeret, indtil intet uventet følsomt indhold er tilbage. Office-eksporter, visse binder-eksporter og filer, som en reviewer bevidst frigiver uden redaktion, følger egne regler. Brug en verificeret PDF, når I har brug for den garanti.
• Outbound Guard kører i Outlook ved afsendelse og kan advare afsenderen eller bede om bekræftelse, før der sendes. Hvis tilføjelsen ikke kører, kan Outlook stadig sende, så den supplerer Microsoft 365 DLP i stedet for at erstatte en blokering i mailflowet. Cloud-scan og valgfri intent-AI behandler udkasttekst i Northdocs, når det er slået til, uden at gemme beskedtekster. Telemetri gemmer postkasse, fundtællinger, destinationsklasse, intent-mærker og domæner og opbevares som standard i 90 dage (kan ændres af en administrator). DPIA- og ansvarlighedseksport udelader beskedtekster og rå CPR.

Valgfri semantisk NER, Magic, resuméer, Prompt Guard-navne, Outbound Guard-navne og Conversation Redact tale-til-tekst bruger OVHcloud AI Endpoints fra den EU-hostede app, når AI-detektion er aktiveret. Administratorer kan slå ekstern AI fra under Indstillinger → Organisation: så sendes intet til en ekstern AI-udbyder, mønsterregler og den lokale entitetsmodel kører fortsat på Northdocs’ servere, og tale-til-tekst er slået fra. Se Enterprise AI-politikken. Enterprise AI-politik · Underdatabehandlere.

Northdocs kører bevidst i én EU-region. Residens er et produktløfte, så der er ingen failover på tværs af regioner, som ville flytte jeres dokumenter uden for den aftalte region.

• Automatiserede daglige databasebackups til EU-objektlagring i samme region med et rullende opbevaringsvindue. Backups arver produktionens residens og kryptering i hvile.
• Dokumentobjekter lagres redundant af objektlagringsplatformen inden for Tyskland.
• Gendannelser øves på isoleret scratch-infrastruktur via vores private administrationsnetværk, aldrig oven i live-volumener.
• Sletning efter jeres opbevaringspolitik fjerner dokumenter og udledte data fra produktion efter tidsplanen. Backupkopier udgår sammen med det rullende backupvindue.
• Gendannelsestid (RTO) og gendannelsespunkt (RPO) er ikke garanteret i standardvilkårene. Enterprise-kunder kan aftale mål skriftligt; skriv til legal@northdocs.com.

• Ændringer når produktion via versionsstyring og peer-reviewede pull requests, hvor typecheck og en automatiseret testsuite skal bestå før merge.
• Sikkerhedsegenskaber er fastholdt af regressionstests, herunder lejerisolation, fail-closed PDF-verifikation, filtrering af udgående URL'er, håndtering af krypteringsnøgler, adgang til medarbejderkonsollen og verifikation af API-nøgler.
• Handlinger i byggepipelinen er låst til uforanderlige commit-revisioner.
• Opdateringer af afhængigheder er automatiseret og triageres. Licenser for produktionsafhængigheder og pins i PDF/OCR-imaget er gated i continuous integration, og imaget leveres med en software bill of materials.
• Ikke-produktionsmiljøer kører på adskilte hosts, databaser, objektlagringsbuckets og hemmeligheder. Live kundedokumenter kopieres aldrig til et test- eller udviklingsmiljø.
• Lokale udviklingsgenveje afvises uden for dedikerede udviklingsmiljøer.

• Mindsteprivilegium-adgang til produktion. Produktionshemmeligheder gemmes krypteret med begrænsede rettigheder og er kun tilgængelige for navngivne operatører.
• Applikations- og infrastrukturlogs samles centralt med et rullende opbevaringsvindue og kan kun forespørges af autoriserede medarbejdere via vores private administrationsnetværk.
• Produktionsadministration foregår i en separat medarbejderkonsol, som ikke er offentliggjort på det åbne internet. Adgang kræver en tilmeldt virksomhedsenhed på det private netværk plus autentificeret medarbejderidentitet.
• Supportadgang er ticket-drevet; vi gennemser ikke kundedokumenter som standard. Supportadgang til dokumentbytes er begrænset til ticketens organisation og revisionslogges.
• Medarbejderes administrative adgang og kundens organisationsroller gennemgås periodisk, og medarbejderadgang inddrages ved rolleskift eller fratrædelse.
• Afhængigheds- og containerhygiejne for PDF/OCR-behandlingsstien.
• Formel SOC 2 / ISO 27001-certificeringsroadmap: spørg legal@northdocs.com om det aktuelle statusbrev. En ekstern penetrationstestrapport findes endnu ikke som en standardpakke til kunder; spørg security@northdocs.com om status. Offentlig diligence-pakke: Trust Center, Arkitektur, Enterprise AI-politik og Sikkerhedsspørgeskema.

Northdocs triagerer og inddæmmer sikkerheds- og tilgængelighedshændelser ved opdagelse og eskalerer alt, der involverer kundens personoplysninger, til sikkerheds- og privatlivskontakterne nedenfor.

• Ved et brud på persondatasikkerheden, der berører kundens personoplysninger, underretter vi berørte kunder uden unødig forsinkelse og leverer de oplysninger, I har behov for til jeres egne forpligtelser efter artikel 33 og 34, i takt med at de bliver tilgængelige.
• Underretninger sendes til organisationsadministratorer via e-mail og gennem in-app support. En offentlig statusside er på vej til driftshændelser, der rammer hele tjenesten.
• Opfølgning efter hændelser dækker årsag og korrigerende handlinger. Et resumé er tilgængeligt for berørte Enterprise-kunder på anmodning.
• Vi bistår jer med jeres egen vurdering af brud, konsekvensanalyser og høring af tilsynsmyndigheder ud fra de oplysninger, vi har til rådighed.

Det bindende løfte om underretning står i DPA.

Rapportér sikkerhedsproblemer privat. Opret ikke en offentlig issue for udnyttelige sårbarheder.

• Angiv berørt komponent (hovedapp, admin, PDF-container, REST API, connector), reproduktionstrin, påvirkning og om kundedata er involveret.
• Vi tilstræber at kvittere inden for 2 hverdage og give en statusopdatering inden for 10 hverdage.
• Koordinerede disclosure-tidsplaner kan forhandles ved komplekse sager.
• Forskere i god tro, der undgår privatlivskrænkelser, ikke beholder kundedokumentindhold ud over det nødvendige til demonstration, og rapporterer hurtigt, er dækket af vores safe-harbor-forventninger.

Send sårbarhedsrapporter til security@northdocs.com.

• Administrér brugeradgang, SSO og offboarding hurtigt.
• Konfigurér opbevaring og AI-indstillinger, så de matcher jeres politikker.
• Fuldfør menneskelig gennemgang før ekstern udlevering.
• Autorisér kun DMS/VDR-forbindelser til godkendte repositories (organisationsadmins administrerer connector-credentials).
• Hold en underskrevet DPA på fil under Indstillinger → Compliance.
• Hvis Azure Key Vault BYOK er aktiveret, administrér CMK, Key Vault-RBAC og vault-tilgængelighed, så krypterede dokumenter forbliver læsbare.
• Hvis Outbound Guard er udrullet, hold Outlook-politik, betroede domæner og udrulnings-XML aktuelle. Hvis ekstern AI er slået fra, skal Conversation Redact-audio have en undertekstfil.
• Tilmeld jer underretninger om ændringer af underdatabehandlere, hvis jeres politikker kræver forudgående gennemgang, og hold en aktuel sikkerhedskontakt på fil, så underretninger om brud når den rette person.

Sikkerheds- / sårbarhedsrapporter: security@northdocs.com · privacy@northdocs.com · legal@northdocs.com.