Outbound Guard | Outlook-tilføjelsesprogram

Fang persondata ved Send, før de forlader Outlook.

Outbound Guard tjekker hver mail og dens vedhæftninger, når afsenderen klikker Send. Er et CPR-nummer eller andre persondata på vej til den forkerte type modtager, stopper Outlook op og beder afsenderen rense mailen, angive en begrundelse eller holde den tilbage.

Start 30 dages gratis prøveperiode Se priser

En SoftBlock via Outlook Smart Alerts, ikke en hård spærring i mailflowet. Kører tilføjelsesprogrammet ikke, sendes mailen. Brug det sammen med Microsoft 365 DLP.

Outlook | Smart AlertNiveau: Bloker

Persondata er på vej til en ekstern modtager.

Mailtekst: 1 CPR-nummer
Vedhæftning (PDF): 2 fund
Modtager: Modpartens advokat

Kører ved SendOutlook Smart Alerts på hver mail
Kender modtagerenPresse og modpart skærper reglerne
Tjekker vedhæftningerTekst i PDF og Office, med timeout
Rapport uden mailtekstTællinger og domæner, ingen indhold
Scanning i EUCloud-scanning kører hos OVHcloud i Frankfurt

Sådan virker det

Ét tjek i det øjeblik, der trykkes Send. Afsenderen beslutter.

Intet ændrer sig, mens man skriver. Tjekket sker ved Send, og advarslen viser, hvad der blev fundet, og hvor det er på vej hen.

01SkrivAfsenderen skriver som altid og kan når som helst køre Scan besked fra Guard-ruden for at se fund tidligt.
02SendOutlook giver kladden videre til tilføjelsesprogrammet. Mønstergenkendelse kører på mailen, og vedhæftede PDF- og Office-filer læses og tælles.
03KlassificérHvert fund holdes op mod modtagerne. En persons egen e-mail eller eget telefonnummer sendt tilbage til personen er tilladt. Et CPR-nummer tæller altid, fordi intet register kan bevise, at det tilhører modtageren.
04BeslutAfhængigt af niveauet advarer Outlook, beder om en begrundelse eller sender brugeren til Guard for at rense kladden først.
05RapportérTællinger, kategorier, tilsidesættelser og modtagerdomæner går til DPO-rapporten. Mailtekst og rå CPR-numre gør ikke.

Politik

Sæt reglerne én gang for hele organisationen.

Administratorer konfigurerer Outbound Guard i Northdocs-indstillingerne. Alle postkasser med tilføjelsesprogrammet får den samme politik.

ForudindstillingerStart fra Anbefalet, Advokatfirma, Kommune, Finans eller Tilpasset. Onboarding-tilstand finder fund uden at spørge, så en pilot ikke forstyrrer mailen.
Handling pr. kategoriFra, Kun find, Rens i ruden eller SoftBlock ved afsendelse. CPR er slået til som standard; e-mail, telefon, IBAN og betalingskort kan tilføjes.
Tre niveauerAdvar, Advar med påkrævet begrundelse eller Bloker, som sender brugeren til Guard for at rense mailen. Tilsidesættelser logges med begrundelse.
Betroede domænerSom standard spørger tjekket kun, når en modtager på Til, Cc eller Bcc ligger uden for jeres betroede domæner.
KorrespondentregisterMarkér adresser og domæner som borger, klient, modpartens advokat, presse eller myndighed. Presse og modpart skærper reglerne.
Fortrolig hensigtValgfri gennemgang af emne og mailtekst for læk, der ikke er numre, fx ikke-offentliggjorte priser eller adgangskoder. Er AI slået fra for organisationen, kører kun de regelbaserede tjek.

Hvor det passer ind

Sammen med Microsoft 365 DLP, ikke i stedet for.

Purview DLP er den tenant-dækkende kontrol for etiketter, kryptering og politik på tværs af kanaler. Outbound Guard er et smallere tjek i Outlook, der ved, hvem mailen skal til, og efterlader dokumentation, som en DPO kan arkivere, uden at mailen gemmes.

Det gør Outbound Guard

Tjekker mailen og dens vedhæftninger ved Send med regler, der afhænger af modtagertypen.
Lader afsenderen fjerne persondata fra kladden i Guard-ruden og derefter sende.
Logger hver tilsidesættelse med begrundelse og bygger en rapport uden mailtekst til konsekvensanalysen.
Giver Microsoft 365-tenants uden et bemandet DLP-program et tjek ved afsendelse, de kan tage i brug i denne måned.

Det gør det ikke

Det er ikke en hård spærring. I nogle Outlook-klienter, herunder Outlook på nettet, kan Send alligevel stadig vises, og kører tilføjelsesprogrammet ikke, sendes mailen.
Det erstatter ikke følsomhedsetiketter, kryptering, Teams DLP eller endpoint DLP.
Det er ikke en transportregel i Exchange og inspicerer ikke mail undervejs.
Det redigerer ikke filer permanent. Skal en vedhæftning renses, er det en opgave for Northdocs Cases.

DPO-rapport

Dokumentation til konsekvensanalysen, uden mailene.

Ansvarlighedspakken viser, hvad Outbound Guard fangede, og hvad afsenderne gjorde ved det. Den bygger på tællinger og metadata, så en DPO kan dele den med revisor eller ledelse uden at udstille indholdet af mails.

I rapporten

Scanninger, fund pr. kategori og SoftBlocks
Tilsidesættelser med begrundelse og mails, der ville have lækket
Inspicerede vedhæftninger og vedhæftninger, der ikke blev scannet
Modtagerdomæner og postkasser, der har brug for vejledning

Aldrig i rapporten

Mailtekst
Rå CPR-numre
Tekst fra vedhæftninger

Med cloud-scanning slået til behandles kladdeteksten i Northdocs i EU for at finde persondata. Det er detektion, ikke opbevaring af mailen.

Ansvarlighedspakke | EksempelSeneste 30 dage

Eksterne scanninger: 1,284
Fund: 213
SoftBlocks: 41
Tilsidesat med begrundelse: 9
Vedhæftninger ikke scannet: 3
Mailtekst gemt: Ingen
Rå CPR gemt: Ingen

Fiktive tal. Eksportér som bilag til konsekvensanalysen.

Priser

Alene eller sammen med dokumentgennemgang.

Pris pr. navngiven postkassebruger. Alle planer har Outbound Guard med i den 30 dages prøveperiode, uden betalingskort.

Kun Outlook

Outbound Guard

75 kr./bruger/md

Til teams, der har brug for tjek ved afsendelse i Outlook uden hele dokumentarbejdsgangen.

Per navngiven postkassebruger
Outlook Outbound Guard-tilføjelse
Advarer eller SoftBlocker ved afsendelse, når Guard kan køre
Lokal scanning + valgfri cloud-rensning
Prompt Guard (udklipsholder)
EU-dataresidens
Ingen dokumentsidekvote (kun e-mail)

Prøv Outbound Guard

Tilvalg

Sammen med Cases

75 kr./bruger/md

Tilføj Outbound Guard til et Starter, Pro eller Firm-arbejdsområde under Fakturering, pr. navngiven bruger til samme listepris.

Sammenlign Cases-planer

Enterprise

Inkluderet

En del af Enterprise sammen med SSO, connectors, etiske mure og fakturabetaling.

Tal med salg

Udrulning

Pilotér med én postkasse, og udrul derefter til organisationen.

Læs opsætningsguiden

Trin 1Prøv uden administratorHent manifestet under Outbound Guard Opsætning, og tilføj det til én postkasse. Prøvepakken tjekker kun CPR-numre.
Trin 2Onboarding-tilstandKør de anbefalede detektorer med advarsler ved afsendelse slået fra, og se, hvad der ville være blevet fanget, før nogen bliver forstyrret.
Trin 3Udrulning i hele organisationenUpload udrulningspakken i Microsoft 365 Administration under Integrerede apps. Jeres organisations cloud-scanning er med i pakken.

Spørgsmål

Det spørger IT og DPO'en om først

Hvad sker der, hvis tilføjelsesprogrammet ikke indlæses?

Mailen sendes. Outbound Guard er en SoftBlock via Outlook Smart Alerts, ikke en transportregel i Exchange. Har I brug for en garanteret spærring, så behold også en mailflow- eller Purview DLP-politik.

Gemmer Northdocs vores mails?

Nej. Med cloud-scanning slået til behandles kladdeteksten i Northdocs i EU for at finde persondata. Telemetrien gemmer postkasse, antal fund, modtagerklasse og domæner, ikke mailtekst eller rå CPR-numre.

Kan afsendere tilsidesætte en advarsel?

Ja, det er bevidst. Advar tilbyder Send alligevel. Advar med begrundelse beder om en begrundelse først. Bloker sender brugeren til Guard for at rense mailen, men nogle Outlook-klienter, herunder Outlook på nettet, kan stadig vise Send alligevel. Hver tilsidesættelse logges.

Skal vi have Northdocs Cases?

Nej. Outbound Guard-planen dækker Outlook og Prompt Guard alene. Cases er produktet til udleveringspakker og permanent redigering af filer.

Bruger det AI?

Mønstergenkendelse af CPR, e-mail, telefon, IBAN og betalingskort kører uden AI. Navnegenkendelse på enheden er valgfri og slået fra som standard. AI-navnegenkendelse og gennemgang af fortrolig hensigt kører på OVHcloud AI Endpoints i EU og stopper, når en administrator slår AI fra for organisationen.

Mail er én udgang. Udleveringspakker er en anden.

Northdocs Cases forbereder aktindsigts-, DSAR- og retssagspakker med Fast Track og fail-closed verifikation. Outbound Guard dækker det, der forlader huset via mail.

Start 30 dages gratis prøveperiode

Sådan fungerer opgaven med udgående mail Use cases for dokumentredigering